あなたのビジネスには、全て側面でシステムが導入されていますか？だいぶ前の私は、自分のビジネスにシステムを全く導入しておらず、すべて直感で運営していました。

ビジネスが少しうまく行き始めるともっと人手が必要になり、この時点で私は自分の失敗に気が付きました。当時の私はオフィスでの仕事の進め方について、スタッフに説明できなかったのです。

新しいスタッフは私の脳の中を見ることもできませんし、彼らが直感で何をすべきが理解できるとも思っていませんでしたが、プロセスを説明する書類を用意していなかったのです。

ビジネスにシステムを導入することはあなたにとっても非常に重要です。

例えあなた1人だけで運営している会社であっても、仕事の進め方をシステム化しなくてはなりません。あなた1人だけなら、書面化する必要はないかもしれません。しかし、少なくともステップごとの手順を口頭で説明できるようにしておきましょう。

もしステップごとに説明ができないのであれば、それはシステムではありません。やり方が存在するだけに過ぎないのです。

SYSTEM（システム）という単語は、仕事を分類し、重要度によって整理・格付けし、これらを担当者に割り当てて、各ビジネス分野をコントロールするという意味を持っています。

車で事故に遭い、1週間以上入院することになってしまった場合を考えてください。あなたの代わりに誰が会社を切り盛りするのですか？

あなたのビジネスの日々の作業を誰かに説明することができますか？システムが確立されていないためにオフィスが大混乱していませんか？きちんとしたシステムが用意できていなければ、恐らくそうなるでしょう。

システムを書面化して保管しておけば、新しいスタッフが加わった際、または誰かがあなたの代理を務めなければならない場合、即座にこれまでのビジネスモデルを維持したまま仕事を進めていくことができます。システムを図式化しておくと、もっと効率の良い仕事の達成方法を見出せる機会にもなります。

上記の図のようにシステムを図式化したものを、私はプロセスマップと呼んでいて、マニフェストでも説明しています。このプロセスマップは簡単に作れる割に、効果は絶大で、あなたのビジネスの中にあるプロセスを簡潔化し最大限の効果性を引き出すことができます。

最終結果に支障がなければ、ショートカットも大いに利用してください。

成功までわざわざ遠回りする必要はありません。ショートカットの方法として、あなたがタスクに取り掛かる時間を数時間削れるのであれば、ツールに投資するのも良いでしょう。

会計業務をすべて手作業でこなしていて、そのプロセスを短縮できるソフトウェアを導入できるのであれば、そうしてください。一度システムを導入できたら、ビジネスのあらゆる側面にシステムを導入するようにします。

他にも、売上げを管理するシステム、マーケティングシステム、新製品やアイデアのソーシングのシステムなどが考えられるでしょう。

新しく入って来たスタッフがいる場合は、あなたのシステムが分かり易く使い易いかどうかその人物でテストしてみてください。システムの一部に説明が必要な場合は、詳細を追加してください。

システムはビジネスにフレームワークを提供します。システムはいつでも追加、削減、代替ができ、ビジネスのオペレーションに構造と基盤を提供します。システムは定期的に更新しなければなりません。従来のアプローチを改新する新しいテクノロジーが開発されているかもしれません。あなたのタスクを委任できる人材を見つけて、さらなる利益を追求する任務に集中できるかもしれません。

どんな理由にせよ、ビジネスを構築していく新しい手法を常にオープンマインドで探し続けてください。ビジネスは生きたシステムであり、変化を拒絶するような柔軟性に欠けたシステムであってはならないのです。

ビジネスのビジョンを維持しながら、クリエイティブな方法で最終的な目的地へ辿り着くようにします。会社に必要な機能を追加したり、必要のない構造を削除するのがあなたの役割です。

システムが導入されていれば、ビジネスの管理がより簡単になり、短期間であなたが望む成功を実現できるのです。

リッチ・シェフレン