From:小川忠洋

大阪のオフィスより、、

技術は進歩している。ものすごいスピードでパソコンの情報処理スピードは早くなっているはずだ。だったら、大半の仕事はパソコンがやってくれるので、僕らはもっともっと楽になるはずでは？

そうだ。現実は全く逆。

現実には、何だか昔よりもよっぽど忙しくなった気がするし、毎日毎日、終わらない仕事が盛りだくさん残る。昔より、時間に余裕が出てくるどころか、もっともっと時間が欲しい、いくらあっても足りない。そんな感じがしている。

起業家として、もっと効率のいい時間管理の方法はないかと、僕自身も常々探している。そして、最近、とても使えるアイディアを３つ程、発見したので、レスポンス読者のあなたにシェアしようと思う。

もっと仕事をやり遂げる！最近、発見した３つのポイント

最近、僕は自分自身の経験とか、色んな本から、新しいアイディアを思いついた。僕自身、今こんな事を試しているが、結構、効果がありそうだ。まだ、科学的に立証されたりしたわけじゃないけど、きっとあなたの役にも立つとを思う。試してみて損はない。

それは、、、

1. TODOリストは名詞ではなく、動詞で書く

TODOリストに何かを書く時、やってしまいがちな間違いは、その内容を名詞で書く事だ。名詞で書くと、それは実際はTo Doではなくなる。だから、何をしたらいいかスグに分からないという状況になり、作業が進まなくなる。

例えば：＊＊のセールスレターこれでは、セールスレターをどうすればいいのか全く分からない。それをチェックするのか？書くのか？それとも編集するのか？あるいは、セールスレターの為のリサーチをする事を言っているのか？分からない。

もちろん、書いたのは自分自身だから分かると思うが、僕の経験上、こういう表現で書かれたTODOは、リストを見た時に、もう一度「これ何だっけ？」と考えなければならないので行動に移りずらい。その結果、後回しになったりして、結局やらずに終わってしまう事が多い。

この場合、「＊＊のセールスレターを書く」と書かなければならない。さらに言えば、このリストを見た時に、「書く」という動詞が入っているのと、入っていないのでは大きな違いがある。リストを見る時に、僕らは頭の中でそれを読んでいる。

そして、読んだ時に、書くという動詞が入ってれば、自分自身に命令が行ってるように感じるが、ソレがないと何も感じない。動詞が入る事で具体的な動きを命令するので、行動につながりやすい。

2. 一つ一つのTODOを具体的にする

抽象的な言葉で書くと、必ず行動はにぶる。以前、ウチの社員のTODOリストを見たら「レスポンスのブランディング」と書いてあった。これでは、これを見た時に、一体、何をすればいいのか全く分からない。

ブランディングという言葉はあまりに抽象的すぎる。人によってそれぞれ意見があるし考え方も違う。何をすればブランディングなのか？まるで良く分からない。

例えば、具体的に、「ブランディングの為の課題をマインドマップに書く」と言われれば、誰でも、「あ、マインドマップに課題を書くんだな」って事が分かる。書いた本人にも分かる。だから、TODOリストを見た時に本人が取るべき行動は、恐らくマインドマップのソフトを立ち上げる事だろう。明確で具体的な第一歩だ。

脳は抽象的な命令は、行動に移す事ができない。だからできるだけ、詳細に具体的にしてあげる事で、より楽にスムーズに行動にうつる事ができる。例えば、さっきの例だって

「＊＊のセールスレターを書く」よりも「＊＊のセールスレターのオープニングを書く」とか「＊＊のセールスレターを１ページだけ書く」とかにすればより具体的なので、行動にも結びつきやすい。

思うに、自分自身じゃなく、他人がそのTODOリストを見たとしても、何をするべきか分かるようにまで書くべきだ。

3. それぞれにかかる時間を予測して、合計６時間以内にする。

TODOリストはやたらたくさん作ればいいってもんではない。実際、一日の時間は限られていて、その限られた時間の中で、自分がリストアップしたTODOリストを全て終わらせるというのは、メンタル的にとても重要だ。

それをやるためには、目一杯、TODOを作っていてはできない。何故なら、必ず、あなたの仕事には邪魔が入るからだ。だからその邪魔に対応するためにも、バッファー時間を用意しておくといい。これは何かの本で読んだテクニックなんだけど、とても効果的だ。

まずTODOリストに今日のタスクをリストアップする。そしたら、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるか見積もってみる。まあ、簡単のため30分か１時間単位でいいだろう。それができたら、その全部のTODOリストにリストアップされたタスクの合計時間が６時間になるように調整する。

６時間。これがポイントだ。ほとんどの人は１日８時間くらい労働時間があるので、２時間程、バッファータイムを取る事ができる。これが、絶対に入るであろう邪魔とか、ちょっとした用事に対応するための時間だ。

例えば、、、

• ＊＊のセールスレターのリードの部分を書く　2.0 h
• メルマガを書く　0.5 h
• ミーティングに出席する　0.5h
• ＊＊の無料レポートを10ページ書く　2.0h
• NoBSマーケティングを読む　0.5h
• Aさんと電話で打合せをする　0.5h

合計　6.0 h

こうする事によって、毎日、全てのタスクを完了して仕事を進めることができる。１日予定していたTODOリストを全てクリアする事はとても気持ちいい事だし、自尊心も高まる。

もし、あなたが毎日、TODOリストを作っているなら、今スグ、TODOリストをチェックしてみよう。レスポンスを朝読んでいるなら、今スグ、そのTODOリストをここで話した３つのポイントを元に書き直してみよう。

２、３週間続ければ、結構いい感触をつかめるようになるはずだ。そしたら、どんな感じになったかブログのコメントでもメールでも報告してもらえると、とても嬉しい。

さて、今日のレスポンスは役に立ったかな？

PS：→ 屁理屈なし 社長のための時間の使い方