FROM:北岡秀紀

ここまででチェックリストの作成方法についてお話ししてきました。
作成してみればわかりますが、完成するとそれだけでもの凄い充実感があります。
しかし、それで終わってしまっては意味がありませんし、実際「作って終わり」ということは珍しくありません。

チェックリストは使ってナンボです。
そこで今回はチェックリストを活用するためのポイントをお話ししましょう。

ポイント１　指示と同時にチェックリストを渡す

「あれ、やっといて〜」では、当然チェックリストが使われることはありません。
スタッフに仕事を依頼する際に、チェックリストを同時に渡すことをルール付けます。

そして、完了時にはそのチェックリストを提出してもらいます。
つまり、全てチェックが入った状態のチェックシートが手元に届いて、タスクが完了ということになります。

ポイント２　チェクリストに基づいて叱る

最近、褒めるマネジメントがもてはやされますが、やはり叱らないといけないことはあります。
とはいえ、下手に叱るとモチベーションを下げてしまいかねません。

しかし、チェックリストがあれば、叱るポイントは明らかです。
「チェックがついているのに、やってないことが判明した場合」
この一点です。

「ここにチェックついてるけど、なんでやってないの？」
と言えばOKです。

何もなく叱られると人格を否定されるように感じる人が結構います。
こちらはそのつもりはなくても、です。
やっていないチェックリストを示して叱れば、どこを叱っているかということが明確です。

ですから、叱られる側も人格攻撃とはとらえませんから、シュンとしてモチベーションが下がるということはなくなります。
当然ですが、叱る場合は、他の人がいないところに呼び出して叱るということは基本中の基本です。

ポイント３　指示をするタイミングを決める

チェックリストを渡して指示するタイミングに関して、思いつきでの指示はやめます。
毎朝なら毎朝。１週間に１回なら１週間に１回。
指示タイミングを決めます。

通常、指示の頻度は、スキルレベルに応じます。
スキルが高ければ、指示回数は少なく。
スキルが低ければ、指示回数は多く。
これが鉄則です。

もちろん仕事をしていれば突発的な仕事も発生します。
それに関しても、発生したらすぐに指示するのではなく、出来る限りまとめて指示するようにします。

ただし、そもそも突発的な仕事が発生するのは、予防的な仕事ができていない証拠。
それが発生している時点で、仕事のやり方に問題があります。
その点は十分に反省し、それが起こらないようなチェックリストを作る必要があります。
自分で作るなり、作るように指示するなり、してください。

ポイント４　スタッフにとってメリットになることを十分に伝える

チェックリストは、大幅に仕事を効率化し労働時間を減らすものです。
ですから、スタッフにとっては味方となるものです。

しかし、新しいものを取り入れるとなると、必ず抵抗が出ます。
「チェックリストを作る時間の方が無駄」
「チェックリストを使うヒマがあったら、サッサとやった方が早い」
などなど。

あなたの理解の通り、その認識は間違っているわけですが。
チェックリスト＝スタッフのメリット　であるということを、繰り返し伝え、使うことを納得させる必要があります。

納得させるには以下のポイントがあります。
・間違えてやってしまった時のやり直しコストを計算させる
・チェックリストを使った時、使ってない時、それぞれでかかった時間を計測する
・チェックリストの利用そのものにインセンティブをつける。ちなみに、インセンティブは50円とかで十分です。

ポイント５　チェックリストを作らせる

セールスやマーケティングといった中核的な業務、チェックリスト化に時間がかかるものに関しては経営者がやる他ありません。
しかし、簡単なチェックリスト、例えば掃除をする際のポイント、来客を出迎える際の手順、通販会社であれば梱包の際に必要なものリストみたいなものは、誰がやってもズレることはありません。
ならばスタッフ自身に作らせてください。

自分たちが作ったものですから、自分たちで使う気になるものです。

ポイント６　紙で渡す

チェックリストの保存は社内の共有フォルダで構いません。
しかし、指示する場合は、該当のチェックリストをプリントアウトし、渡します。

一手間はかかるわけですが、目の前に形のあるものとして存在しなければ、使う気になりません。

結局、アナログに勝るものはありません。

結局は意志

いかがでしょうか。
以上のポイントにも共通するポイントがあります。

それは経営者自身がチェックリストを使う、という意志を持つことです。
そして、根気よくチェックリストを使い、使わせる必要があります。

社長が使わなければ、「結局そんなものか」となって終わりです。

導入のはじめは大変かもしれません。
自転車と同様で、こぎ始めは大変ですが、一度走り始めれば楽になります。

チェックリストを使う風土ができてしまえば、もう簡単。
次に新しく入ってくる人はチェックシートを使うのが当たり前、ですから。

ー 北岡秀紀

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